Qué permite esta sección
La bandeja reúne únicamente las cuentas y carpetas que te hayan autorizado. Es de solo lectura respecto de IONOS: consultar, clasificar o vincular una conversación no marca mensajes como leídos, no los mueve, no los elimina y no responde desde el buzón.
En ordenador se presenta como un escritorio de tres zonas: carpetas y trabajo pendiente, lista de conversaciones y detalle. En móvil se muestra una zona cada vez. Usa «Carpetas», «Conversaciones» y «Detalle», o los botones «Volver», para recorrerlas sin perder filtros ni la posición del listado. La tecla Escape vuelve del detalle a la lista en pantallas estrechas.
Empezar por el trabajo pendiente
Las vistas Sin clasificar, Pendientes y Potenciales aplican directamente el filtro correspondiente. El número indica cuántas conversaciones accesibles requieren ese criterio. «Errores de sincronización» es informativo: si no es cero, comprueba las carpetas que aparecen con estado Error y comunícalo al responsable técnico.
Cada carpeta muestra la cuenta, su estado y la fecha de la última copia. «Actualizar copia» vuelve a consultar los datos ya sincronizados; no obliga a IONOS a iniciar una sincronización y no modifica el buzón.
Buscar y filtrar
Escribe parte del remitente, asunto o resumen. El panel de filtros permite combinar cuenta, carpeta, relación, seguimiento, dirección, alias, vínculo, adjuntos y fechas. La búsqueda se realiza sobre la copia sincronizada del CRM. Si falta un correo reciente, comprueba la fecha de la última sincronización y comunica la incidencia; no crees un registro duplicado.
Ejemplo ficticio: busca persona@example.test para localizar una conversación, y después limita el resultado a «Entrada».
Leer un mensaje con seguridad
El detalle reúne todos los mensajes entrantes y salientes de la conversación en orden. El panel muestra únicamente la versión de texto: no carga imágenes remotas ni ejecuta contenido del mensaje. Si un mensaje ya no está en la carpeta sincronizada se conserva la evidencia histórica y se indica esa situación.
Los adjuntos no deben abrirse hasta aparecer como Verificados. «Pendiente de analizar», «Analizando», «Rechazado» o «Error de análisis» significa que todavía no son seguros. La interfaz no ofrece apertura directa de un adjunto que no haya superado la verificación. «Descargar copia verificada» vuelve a comprobar el tamaño y la huella del archivo y fuerza una descarga, sin mostrarlo dentro del panel. Si el archivo ha cambiado o falta, se bloquea.
La clasificación por alias depende de las cabeceras conservadas por el proveedor. Si no hay evidencia suficiente aparecerá «Alias no identificado»; no lo deduzcas únicamente por el asunto.
Clasificar una conversación
La clasificación tiene dos decisiones independientes:
- Relación: Sin clasificar, Potencial, Cliente, Proveedor, Distribuidor, Personal u Otros.
- Seguimiento: Pendiente, En espera, Completado, Archivado o No deseado.
Ejemplo: un correo puede ser «Proveedor» y estar «Pendiente». La relación se guarda en «Clasificar relación» y el trabajo pendiente en «Seguimiento»; son formularios separados para evitar cambiar uno por accidente al actualizar el otro. Clasificar como Cliente no crea automáticamente un contacto ni una oportunidad. Explica siempre el motivo verificable del cambio.
Una sugerencia automática muestra su motivo y confianza, pero nunca se aplica sola. «Usar en el formulario» solo copia la propuesta al selector: debes revisarla y guardar expresamente. Si hay contradicciones o falta evidencia, conserva «Sin clasificar».
La categoría Personal solo es visible para la persona expresamente autorizada; ser administrador no concede ese acceso. Guardarla exige una autenticación reciente y elimina las acciones de vínculo comercial de esa conversación.
En una conversación Personal aparece «Retirar copia personal del CRM». Úsalo únicamente tras revisar la política de conservación. Debes indicar un motivo, confirmar el alcance y volver a verificar tu identidad si la sesión ya no es reciente. La operación retira cuerpos, destinatarios, índices y adjuntos de la copia del CRM y registra solo una huella técnica mínima. El mensaje de IONOS permanece intacto y no volverá a importarse en sincronizaciones posteriores.
Puedes deshacer el último cambio si la conversación no ha cambiado después. Si otra persona la ha actualizado, el sistema te pedirá recargar para no borrar su trabajo.
Vincular con el CRM
Si también tienes acceso comercial, puedes vincular la conversación con una organización, contacto, solicitud u oportunidad. Comprueba el registro antes de confirmar. El vínculo ayuda a localizarla, pero no cambia el mensaje original ni acredita que se haya respondido. Un correo ordinario nuevo no crea por sí solo contacto, cliente u oportunidad. Los vínculos también se pueden deshacer desde la conversación.
«Crear contacto expresamente» y «Crear oportunidad expresamente» abren la sección correspondiente, pero no trasladan ni guardan datos por su cuenta. Después de crear y comprobar el registro, vuelve a la bandeja y realiza el vínculo. Esta separación evita convertir automáticamente en cliente un correo personal, de proveedor, distribuidor o procedencia desconocida.
Ejemplo completo
- Abre «Sin clasificar» y selecciona una conversación ficticia de
persona@example.test. - Lee el hilo completo y comprueba que no haya contradicciones con la sugerencia.
- Si la persona pregunta por una posible instalación, elige «Potencial» y explica el motivo verificable. No crees todavía una oportunidad por el mero hecho de recibir el mensaje.
- Marca «Pendiente» si Carlos debe responder. Esto no envía la respuesta.
- Si Carlos confirma después que existe una oportunidad real, créala expresamente en Oportunidades y vincula la conversación al registro comprobado.
Si no aparece la sección o una carpeta
- El perfil «Correo entrante» permite abrir la sección, pero no concede por sí solo acceso a ningún buzón.
- Cada carpeta necesita una autorización individual.
- Si la sincronización informa de un error, comunícalo al responsable técnico; no introduzcas la contraseña del buzón en el panel.
- Las credenciales se rotan fuera del panel. Si se revocan, la sincronización debe quedar detenida hasta instalar y comprobar una nueva referencia secreta.
- El envío, borrado, movimiento y respuesta no forman parte de esta entrega.